Procès verbal de l’Assemblée Générale ordinaire

      de l’Association West Escape en date du 05 janvier 2018.

L’Assemblée regroupe 7 personnes : 6 adhérents et 1 non-adhérent.

Le Président Paul Brassier ouvre la séance à 20h30 et fait le bilan moral de l'année 2017.

Bilan moral :

Deux stages ont eu lieu en 2017  à Epona avec Romuald Poard. Un super Horse est organisé le 21 mai 2017 au site des Pradeaux. Les adhérents ont procédé à l'entretien régulier du site  : ramassages de pierres, désherbages etc... . La carrière est mise à disposition aux adhérents pour leurs entraînements perso et le site des Pradeaux permet de temps à autres de se retrouver pour différentes festivités (barbecue, pick-nique...)

Bilan financier :L'Association a fonctionné en 2017 avec 12 adhésions. Les stages de l'année n'ont pas occasionné de frais à l'Association. Le Super Horse n'a pas rapporté d'argent mais s'est auto-financé.

Le Trésorier précise que les comptes sont stationnaires encore cette année grâce à la restitution de la partie manquante en espèces de la caisse au printemps. Les frais fixes (location et assurance) venant se soustraire chaque année, la question de faire recettes se pose toujours et n'a pas toujours pas trouver sa solution pour les années à venir.

le Bureau :

Le Président et la Secrétaire présentent leurs démissions.

Deux adhérentes se présentent pour ces postes vacants :

Emilie Vazelle et Déborah Charbonnier.

Elles sont élues à l'unanimité toutes les deux (6 voix chacune)

Le nouveau Bureau se compose de 3 membres :

Présidente : Déborah Charbonnier

Secrétaire : Emilie Vazelle

Trésorier : Marc Mège

Le Vice-Président étant absent depuis 2015 est considéré comme démissionnaire et n'est pas remplacé.

Le Siège Social :

Le nouveau Siège Social est : la Mairie des Pradeaux

Projets 2018

* Les stages avec Fred Roux sont reconduits :

dates retenues : les 13/01/18 et 25/02/18 à Epona. Les inscriptions seront proposées en priorité aux adhérents 2018 et seront ensuite ouvertes aux extérieurs pour compléter l'effectif s'il y a lieu.

* Les stages à Epona avec Romuald Poard seront également reconduits. Les dates seront arrêtées courant janvier. Les inscriptions seront également proposées en priorité aux adhérents 2018 et seront ensuite ouvertes aux extérieurs pour compléter l'effectif s'il y a lieu.

* Des journées d’entraînements avec troupeau au Lucky Ranch intéressent les adhérents et sont à l'étude.

* Des randos ouvertes à tous seront organisées dont une prévue le 20 mai 2018.

* La carrière nécessite un entretien régulier et la participation des utilisateurs sera appréciée. Quelques aménagements tels que pose de piquets et grillage sont à envisager .

                                                                          

                  La Présidente remercie l'Assemblée et lève la séance avant le partage de la galette .

   ***

Procès verbal de l’Assemblée Générale ordinaire

de l’Association West Escape en date du 07 janvier 2017.

 

L’Assemblée regroupe 11 personnes.

Le Président Paul Brassier ouvre la séance à 20h30 et fait le bilan moral de l'année 2016.

Bilan moral :

Plusieurs stages ont eu lieu en 2016 : 2 aux Pradeaux avec Fred Roux et 2 à Epona avec Romuald Poard. De gros travaux ont été réalisés pour rendre le site des Pradeaux plus fonctionnel. La carrière a été utilisée plusieurs fois pour les stages et par les adhérents pour leurs entraînements perso et sera bien entendu encore cette année à leur disposition chaque fois qu'ils le désirent.

Bilan financier :

L'Association a fonctionné en 2016 avec 9 adhésions. Les travaux de réhabilitation par les adhérents en cours d'année ont généré quelques frais de matériel (piquets, grillage...). Les différentes activités de l'année n'ont pas occasionné de frais à l'Association, tous les stages ont été réglés par chacun des participants.

Le Trésorier fait remarquer que le compte, n'étant pas assez alimenté, s'amenuise chaque année un peu plus à cause des frais fixes (location et assurance). Il note également que les terrains voisins de notre site des Pradeaux sont utilisés maintenant par d'autres associations et que la Mairie des Pradeaux pourrait demander une cotisation supplémentaire de côte-part de consommation d’électricité et d'eau.

 

Projets 2017

Vu la nécessité de renflouer le compte bancaire de l'Association, le Concours SD n'étant toujours pas programmé chez nous pour 2017, nous décidons d'organiser deux manifestations dans l'année 2017 :

* un Super-Horse le 21 mai 2017 aux Pradeaux

* un Concours Tri de bétail les 23 et 24 sept 2017 aux Pradeaux

 

La participation de chaque adhérent est attendue, autant dans les organisations que dans les participations au Super-Horse et aux Concours.

Le Président fait remarquer que la participation des adhérents de West Escape au Concours du Lucky Ranch fin août est vivement souhaitée si nous voulons accueillir par retour les adhérents du Lucky Ranch à notre Concours.

* Le Super-Horse se déroulera sur une journée. Les détails du planning de cette journée ne sont encore pas fixés mais plusieurs idées ont été émises :

- matin : chasse au trésor, parcours d'orientation, passages obligés… etc

- après-midi : trail sur la carrière, parade, stands commerçants, brocante …

- food-truck pour les repas, buvette de l'association.

 

Pour la préparation de cette journée, deux réunions auront lieu à la salle de la mairie à 20h :

- le vendredi 28 avril 2017 pour définir le déroulement de la journée.

- le vendredi 5 mai 2017 pour distribution des affiches, élaboration des taches de chacun…

La présence de tous serait hautement bénéfique à la réussite de cette journée.

* Le Concours de septembre avec plusieurs épreuves (Cattle-Drive, Cattle-Penning, Ranch-Sorting… etc) sera organisé sur deux jours. Nous devrons louer 25 vaches, soit environs 1250 €. Pour amortir ces frais et équilibrer les comptes, il faudrait 20 cavaliers engagés avec 3 go chacun. Sachant qu'il faut retenir les vaches courant juin, l'association s'engagera ferme et aura besoin de votre participation à tous niveaux, il en va de la survie de l'Association.

Pour l'organisation de ce Concours, deux réunions auront lieu à la salle de la mairie, les dates vous seront communiquées ultérieurement, la présence de tous sera évidemment très importante.

* Les stages avec Fred Roux aux Pradeaux sont reconduits :

dates retenues : les 12/02/17 et 05/03/17. Si le temps ne permet pas le stage en extérieur nous aurons possibilité de louer la carrière couverte d'Epona moyennant une participation supplémentaire de la part de chaque stagiaire. Les inscriptions sont ouvertes.

* Les stages à Epona avec Romuald Poard seront également reconduits si le nombre d'inscrits est suffisant (minimum 8). Lors d'un stage validé, dans le cas d'un désistement, la part manquante sera à la charge des autres stagiaires car l'Association ne pourra pas la régler. Les dates seront communiquées courant janvier, dès que Romuald nous en aura fait part.

* La carrière nécessite un entretien régulier. Deux piquets sont à fixer et une séance de ramassage de cailloux est à prévoir avant les stages. Pour se faire la journée retenue est le 4 février 2017 à 9h : prévoir seaux, fourches métal, brouettes, remorque.

***

Le Président remercie l'Assemblée et lève la séance avant le partage de la galette et l'échange enjoué des adhérents.

 

 

 

Procès verbal de l’Assemblée Générale ordinaire

de l’Association West Escape en date du 23 janvier 2016.

 

L’assemblée regroupe 9 personnes.

Le Président Paul Brassier ouvre la séance à 20h30 et fait le bilan moral de l'année 2015.

Bilan moral :

La carrière a été utilisée par les adhérents pour des entraînements perso et cette année encore les adhérents pourront bien sûr continuer à se retrouver sur le site des Pradeaux sans attendre une convocation du Bureau. Suivant leur bon vouloir et leurs disponibilités, ils pourront envoyer un mail aux autres en les invitant à les rejoindre.

Le 11 avril 2015, la journée balade a réuni les adhérents et quelques autres non-adhérents et nous laisse de bons souvenirs (voir photos sur le site).

Le 09 août 2015 l'Association était présente aux « Estives » à Besse . Cette prestation réussie de nos cavaliers et organisateurs, a largement fait la promotion de l'équitation Western et de l'association West Escape (voir photos sur le site).

 

Bilan financier :

L'association fonctionne avec 11 adhésions. Nous avons fait l’acquisition d'une sono à moindre coût. Les différentes activités de l'année ont occasionné peu de frais à l'Association. Le trésorier fait remarquer que l'assurance de l'Association a été re-négociée avantageusement pour un nombre réaliste de manifestations et entraînements et englobe la responsabilité civile des organisateurs.

La location du terrain a été réglée deux fois cette année car elle ne l'avait pas été en 2014. Le contenu du compte bancaire est encore largement positif et permet festivités et divers aménagements du site . L'adhésion est maintenue à 20€.

                                      Projets 2016

• Nous organiserons des entraînements coachés par Fred Roux sur le site des Pradeaux chaque mois dans la mesure du possible.

• Les balades « randonnées » seront reconduites.

• Un stage sur deux jours avec Romuald Poard est prévu pour la période été-automne.

• Les entraînements avec bétail se feront au « Lucky Ranch » ou au « Look out Ranch »

• L'Association West Escape est candidate pour recevoir un concours SD aux Pradeaux mais il y a peu de chance que cela nous soit accordé en 2017 étant donné le manque d'installations nécessaires à cette manifestation (carrière d’entraînement, box ...)

• Nous prévoyons donc d'organiser un petit concours avec épreuves de cattle-penning et ranch-sorting. Il faudrait pour équilibrer les comptes 20 cavaliers engagés avec 3 go chacun, le coût de location des vaches étant environs 1250€. Pour ce concours, des travaux doivent être réalisés sur le site :

1. La carrière doit être creusée sur le pourtour intérieur (les barrières se sont affaissées et sont trop basses pour recevoir du bétail ). Un tracto-pelle sera loué en début d'année, ces travaux seront effectués par les adhérents disponibles.

2. Pour accueillir du bétail, le site nécessite d'être fermé par un grillage : La pose des piquets et du grillage, nettoyage et ramassage des pierres s'opéreront dans un deuxième temps toujours par nos soins.

3. Suivant l'avancement des travaux, la date du concours sera ultérieurement décidée. Nous préconisons de contacter d'autres clubs. Ce concours s'ajouterait aux autres déjà en place et les cavaliers pourraient ainsi concourir dans chaque lieu accueillant à tour de rôle .

• Le Président remercie l'assemblée et lève la séance.

 

 

 

Procès verbal de l’Assemblée Générale ordinaire

de l’Association West Escape en date du 07 février 2015.

 

L’assemblée regroupe 13 personnes.

Le Président Paul Brassier ouvre la séance à 20h30 et fait le bilan moral de l'année 2014.

Bilan moral :

Après avoir remis en état la carrière des Pradeaux, nous avons organisé 3 entraînements coachés par Alex. Peu de cavaliers étaient présents à ces rendez-vous.

Un stage de qualité financé en grande partie par l'association a eu lieu à Look Out Ranch le 16 novembre 2014.

 

Bilan financier :

L'association fonctionne avec adhésions et dons.

Le trésorier fait remarquer que l'assurance de l'association est relativement chère et doit être re-négociée pour un nombre réaliste de manifestations et entraînements et doit aussi englober la responsabilité civile des organisateurs.

Il met l'accent sur le montant des frais fixes ( location du terrain ...) qui nécessitent une rentrée d'argent suffisante chaque année.

Projets 2015

• Nous n'envisageons pas dans l'immédiat l'organisation de journées avec du bétail si ce n'est peut-être des entraînement de Ranch-cutting.

• La branche « randonnée » voit le jour avec une première sortie le 11 avril 2015 (plus d'info sur le site de West Escape).

• Les entraînements commencent le 7 mars 2015 aux Pradeaux avec Alex.

• Les stages seront organisés selon les possibilités financières de l'association.

• Il est prévu de remettre en état la clôture du site mais cela ne sera possible que dans la mesure où le nombre d'adhérents augmentera.

• Le Président lève la séance.

   
L’assemblée regroupe une vingtaine de personnes.

• Distribution des statuts à l’assemblée, présentation du contenu point par point expliqué :

Article 1
Titre de l'Association régie par la loi 1901 et le décret du 16 août 1901 :
West Escape
 
Article 2
But de l'Association :
Promotion et pratique de l’Équitation Western
 
Article 3
Siège social :  Mairie de Saint-Martin des Plains.
Il pourra être transféré par simple décision du Bureau.
 
Article 4
Durée de l'Association : illimitée
  Article 5
L'Association se compose
*des Fondateurs qui forment le Bureau. Ce Bureau est permanent.
*d'Animateurs de Postes
Personnes encadrant un Secteur d'Activité (bétail, électricité, sono, buvette...etc.)
*d' Intervenants 
 Personnes participant régulièrement aux Activités, à leur organisation et à leur réalisation. 
*de Cavaliers Westerner :
Personnes utilisant les installations et ne participant pas régulièrement à l'organisation des activités.
*de Membres Honoraires :
Personnes qui rendent des services et donnent de leur temps à l'Association.
*de Membres Bienfaiteurs :
Personnes qui versent à l'Association la somme de leur choix, qui la font bénéficier de lots, de matériels etc...
 
Article 6
Pour faire partie de l'Association il faut approuver les présents Statuts et s'acquitter de son  adhésion lorsqu'elle est due :
*Membres Honoraires : pas d'adhésion
*Membres Bienfaiteurs : pas d'adhésion
 
Il faut être agréé par le Bureau dont la décision en la matière est discrétionnaire et n'a pas à être motivée. Le Bureau statue sur les demandes d'adhésions lors de ses Réunions.
 
L'adhésion est valable du 1er janvier au 31 décembre et acquittée lors de l'Assemblée Générale.
 
Article 7
La qualité de membre se perd par démission ou par la radiation prononcée par le Bureau.
*pour non-paiement de l'adhésion.
*pour non-respect du Règlement Intérieur.
  Article 8
L'Association est gérée par le Bureau avec l'aide d'un Conseil Consultatif.
 
*Le Bureau est composé
-d'un Président dont la voix est prépondérante 
-d'un Vice-Président 
-d'une Secrétaire 
-d'un Trésorier   
Article 10 Article 11
Le Règlement Intérieur sera rédigé et mis en place pendant la première année par le Conseil Consutatif.
  Les ressources de l'Association comprennent le montant des cotisations, les dons divers, les subventions de l'Etat et des Collectivités locales et toutes autres ressources autorisées par la loi.
 
Dissolution
Article 13  

• Le programme de l’année 2014 se résume à mettre en place les entrainements sur les carrières de Paul et d’Alex en attendant de pouvoir disposer du site des Pradeaux. Celui-ci sera remis en état si nous pouvons en disposer ainsi que tout le matériel. Une remarque est faite à propos de la carrière des Pradeaux : L’entretien n’a pas été fait depuis 2012 et de plus, elle est actuellement utilisée par les motos-cross et de ce fait, est de plus en plus dégradée. Une somme d’heures de travail très importante est à envisagée pour la remise en état du site. Etant donné que nous sommes déjà au printemps, les projets seront programmés sur l’année 2015, le temps de recréer un groupe soudé pour discuter et élaborer un plan de travail sérieux où chacun trouvera sa place pour ainsi faire que l’organisation soit optimum dans une ambiance plaisante et que ces journées nourrissent les passions et restent dans les mémoires. 
• Si vous souhaitez vous entrainer dès maintenant, contactez-nous pour établir ensemble le calendrier.

• 2015, année qui, nous l’espérons et nous œuvrerons pour ça, verra ces premiers concours conviviaux, style « team penning » comme organisés précédemment, ainsi que différents stages à la demande des intéressés. Les entrainements seront bien sûr pérennisés et d’autres idées viendront sûrement grossir le listing de notre programme. Plus tard, nous pourrons peut-être penser à recevoir les concours de l’importance du SD Trophy

• Nous préconisons une branche « randonnée » pour ceux qui ne pratiquent pas encore l’équitation western  et qui désirent se joindre à nous et profiter de l’ambiance festive de nos rencontres. Cette branche pourrait être mise en place sous plusieurs formes : la randonnée simple, la randonnée non chronométrée mais avec passages obligés et questionnaires, la randonnée avec repas convivial dans un resto sympa, la randonnée équestre couplée avec une randonnée pédestre …  etc. … beaucoup de formules peuvent être envisagées. 
• Certains Cow-boys aguerris ont proposé de mettre à disposition leurs chevaux pour les cavaliers nouveaux, randonneurs ou autres, voulant expérimenter l’équitation western et de leur montrer le travail et l’approche du cheval dans cette équitation. Tous à vos selles !!!
• Nous prévoyons d’organiser sur une journée, « une fête du cheval » à Saint Martin des Plains en  présentant les travaux du cheval à la campagne. De nombreuses idées ont déjà était émises et cette proposition semble intéresser déjà beaucoup d’entre-vous. Nous vous demandons d’ores et déjà d’y réfléchir.
• Nous proposons aux volontaires de participer à des démonstrations d’équitation western dans d’autres villages pour faire la promo de l’association et de l’équitation western.

• Il est rappelé que Le site de West Escape est en attente de vos suggestions, idées, photos de bonne définition, articles, résultats de concours, annonces de tout types, publicitaires ou autre… Des nouvelles pages peuvent être créées à votre demande. Il est ouvert à tous et nous l’espérons, deviendra la vitrine de l’association et le trait d’union entre les westerners. Chacun peut envoyer ce qu’il souhaite voir paraitre sur ce site par mail ou courrier postal.
• Les commerçants (la Malle-Poste, GammVert, ….) seront prochainement sollicités pour accorder une remise à leurs clients sur présentation de la carte d’adhérent de West Escape.
• Nous avons parmi l’assemblée des gens accompagnateurs qui ne font pas d’équitation mais qui pourront quand même prendre grand plaisir à participer et s’investir dans une tâche qui leur plait.

•  Après réponses aux questions de l’assemblée sur le fonctionnement de l’association, le trésorier propose un bulletin de demande d’adhésion (ci-après) distribué à chacun. Celui-ci ne sera pas accompagné du règlement des 20€ de cotisation tant que les structures et les programmes ne sont pas mis en place. Mais nous attendons vos bulletins pour établir une pré-liste d’adhérents potentiels afin notamment de vous contacter lors de nos prochaines réunions de travail.

A renvoyer à Paul Brassier -  4 impasse des Vignerons - 63570 Saint-Martin des Plains
Nom______________________________________________Prénom______________________________________
Adresse  postale_________________________________________________________________________________
 Tél. Domicile :________________________________ Tél. portable : ______________________________________
Adresse mail :___________________________________________________________________________________
Nom du cheval __________________________________________________________________________________
Race du cheval __________________________________________________________________________________
Quelle(s) discipline(s) vous intéresse(nt) ?____________________________________________________________
 Qu’attendez-vous de l’association West Escape ? _____________________________________________________
 ______________________________________________________________________________________________
 ______________________________________________________________________________________________
 Dans quelle mesure voulez-vous vous investir dans l’association ? _______________________________________________________________________________________________
 ______________________________________________________________________________________________
 Avez-vous des suggestions ? Des questions ? : ______________________________________________________________________________________________
 ______________________________________________________________________________________________
 ______________________________________________________________________________________________
 ______________________________________________________________________________________________
 Vous déclarez  avoir pris connaissance des statuts de West Escape et en accepter les conditions.
Fait à ___________________ le _______________________
   

• M. le Maire François Crégut nous  assure qu’il est prêt à subventionner notre association et qu’il est ouvert à toutes propositions pour les prochaines festivités dans le village.

• Le Président remercie chaleureusement toutes les personnes présentes ainsi que ceux qui ont répondu par mail en s’excusant de ne pas pouvoir se joindre à nous et lève la séance.